ALGEMENE VOORWAARDEN DB PHOTOGRAPHY

Versie: 26-03-2025

Artikel 1: Definities

DB Photography, gevestigd te Hoofddorp en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74463659, wordt hierna aangeduid als "de fotograaf".
De wederpartij wordt aangeduid als "de klant". De overeenkomst verwijst naar de opdracht waarbij de fotograaf tegen betaling werkzaamheden voor de klant verricht, onder toepassing van deze algemene voorwaarden.

Artikel 2: Totstandkoming

Een aanbod wordt schriftelijk aanvaard door de klant via een offerte of een schriftelijke toezegging via sociale media/tekstbericht/mail, etc.. Indien de klant werkzaamheden laat verrichten of betalingen doet zonder expliciete aanvaarding, wordt het aanbod als aanvaard beschouwd.
Een offerte vervalt automatisch na 10 dagen indien deze niet wordt geaccepteerd.
De fotograaf behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren als nieuwe informatie na aanvaarding de uitvoering onacceptabel maakt.
Na aanvaarding kan de overeenkomst alleen met wederzijdse instemming worden gewijzigd. Eventuele aanpassingen in het honorarium worden doorberekend.

Artikel 3: Levertijden

Levertijden zijn indicatief, tenzij expliciet anders overeengekomen.
Digitale bestanden worden binnen 2 weken geleverd.
Onbewerkte (RAW) bestanden worden nooit aangeleverd.
Voor producten met een langere levertijd wordt de klant vooraf geïnformeerd.
Levering geschiedt via een online galerij, tenzij anders afgesproken.
Fouten in door de klant opgegeven leveringsinformatie zijn voor eigen risico.

Artikel 4: Betalingsvoorwaarden

Facturen worden elektronisch verstuurd, tenzij anders overeengekomen.
Bij te late betaling wordt wettelijke rente en incassokosten in rekening gebracht.
Eventuele extra kosten of meerwerk worden aan de klant doorberekend.
Alle bedragen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.
Reiskosten buiten 10 km vanaf postcode 2131PE bedragen €0,23 per km. Parkeerkosten worden doorbelast.

Artikel 5: Annulering en opschorting

Bij te late betaling kan de fotograaf werkzaamheden opschorten tot de betaling is voldaan.
Opschorting, dan wel ontbinding van de overeenkomst geschiedt schriftelijk. Wanneer er geen sprake is van geldige omstandigheden, die enkel ter beoordeling komen van de fotograaf, gelden de volgende regels met betrekking tot annulering: Annulering door de klant kan kosteloos binnen 14 dagen na aanvaarding van de offerte, tenzij de werkzaamheden in die periode plaatsvinden. Daarna wordt 50% van het factuurbedrag in rekening gebracht.
Verplaatsing van een afspraak dient minimaal 48 uur van tevoren schriftelijk te worden gemeld. Extra reserveringskosten van 25% kunnen in rekening worden gebracht.
De fotograaf kan een shoot verplaatsen, annuleren of onderbreken bij onvoorziene omstandigheden zoals ziekte, slecht weer of dringende oproepen.
Indien er een studio is gereserveerd ten behoeve van de shoot en de klant besluit de afspraak te annuleren of te verplaatsen, terwijl dit volgens de voorwaarden van de betreffende studio niet meer mogelijk is, zullen de volledige huurkosten van de studio aan de klant worden doorbelast.
Bijzondere voorwaarden bij een trouwreportage: annulering binnen vier maanden voor de trouwdatum resulteert in een betalingsverplichting van 50% van het overeengekomen bedrag.

Artikel 6: Wijzigingen algemene voorwaarden

De fotograaf mag deze voorwaarden wijzigen en zal de klant hierover tijdig schriftelijk informeren.
Indien de klant de wijzigingen niet accepteert, kan de overeenkomst worden beëindigd voordat de nieuwe voorwaarden van kracht worden.

Artikel 7: Overmacht

In geval van overmacht, zoals ziekte, pandemieën of overheidsmaatregelen, kan de overeenkomst worden uitgesteld of aangepast. Betalingsverplichtingen blijven in stand.

Artikel 8: Informatieverstrekking door de klant

De klant verstrekt tijdig alle relevante informatie aan de fotograaf.
De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte gegevens.
Eventuele vertragingen door het niet tijdig aanleveren van gegevens komen voor rekening van de klant.

Artikel 9: Klachten

Klachten over facturen of geleverde producten moeten binnen 5 werkdagen schriftelijk worden ingediend.
Klachten na deze termijn worden niet in behandeling genomen.
Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 10: Auteursrecht

Het auteursrecht van alle gemaakte werken blijft bij de fotograaf.
De fotograaf mag beelden gebruiken voor promotionele doeleinden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Bij publicatie door de klant moet de fotograaf worden vermeld.
Beelden mogen niet worden gedeeld, bewerkt of gepubliceerd zonder toestemming van de fotograaf.

Artikel 11: Portretrecht

De fotograaf behoudt zich het recht om beelden te gebruiken voor promotie, tenzij schriftelijk anders afgesproken.
Indien de klant promotie achteraf weigert, kan een extra vergoeding worden gevraagd.

Artikel 12: Aansprakelijkheid

De fotograaf is niet aansprakelijk voor schade, tenzij deze voortkomt uit opzet of grove schuld.
De aansprakelijkheid overstijgt nooit het factuurbedrag.
De klant is verantwoordelijk voor het maken van back-ups van bestanden.

Artikel 13: Geheimhouding

Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.
Publicatie van foto's met medisch personeel of derden vereist toestemming.

Artikel 14: Geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbank in het arrondissement waar de fotograaf is gevestigd.

Artikel 15: Bewaren bestanden

De klant is zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van de aangeleverde bestanden. Bestanden worden sowieso minstens 3 maanden bewaard, vanaf het moment van versturen van de foto´s. Het is aan te raden om zelf een aantal kopieën te maken als back-up.
Niet gebruikt materiaal is in een later stadium niet opvraagbaar of opeisbaar.

Artikel 16: Bijzondere voorwaarden geboortereportage

Geboortereportages worden vastgelegd zoals de situatie zich voordoet, met respect voor de privacy en wensen van de klant en zorgverleners. Er bestaat altijd een mogelijkheid dat de bevalling anders verloopt dan de klant voor ogen had, en hierdoor zal ook de geboortereportage andere beelden opleveren.
De fotograaf heeft geen invloed op de omstandigheden van de bevalling en streeft ernaar zo discreet en professioneel mogelijk te werken. De fotograaf houdt zich aan de instructies van zorgverleners en stopt tijdelijk of volledig met fotograferen indien dit wordt vereist. Hiervoor kan geen schadevergoeding worden geëist.
De klant (of derden, bijv. partner of doula) neemt in geval van een geboortereportage telefonisch contact (niet per tekstbericht) op met de fotograaf zodra de geboorte zich aankondigt, zodat de fotograaf zich kan voorbereiden en/of zich naar de plaats van de geboorte kan begeven.
Vanaf het moment dat de klant laat weten dat de actieve fase van de bevalling (ongeveer 5 cm ontsluiting of weeën elke 3 tot 4 minuten) is begonnen, zal de fotograaf 45 minuten hebben om zich gereed te maken om te vertrekken. Hierbij komt nog de reistijd naar de locatie van de bevalling. Dit geldt tijdens de stand-by periode vanaf 38 weken. Mocht de bevalling voor de 38 weken plaatsvinden, kan het zijn dat de fotograaf langer de tijd nodig heeft om te kunnen vertrekken.
In geval van onverwachte complicaties of noodsituaties behoudt de fotograaf zich het recht voor om de reportage te beëindigen, zonder dat hier restitutie van reeds gemaakte kosten tegenover staat.
Extra kosten worden in rekening gebracht bij lange bevallingen: Bij bevallingen die langer dan 8 uur duren, geldt een toeslag van €35 incl. btw per extra uur. Deze kosten worden achteraf gefactureerd en dienen binnen de gestelde termijn betaald te worden.
Annulering door de klant: Annulering binnen drie maanden voor de uitgerekende datum resulteert in een betalingsverplichting van 50% van het overeengekomen bedrag.
Annulering door de fotograaf: In het geval van ziekte of andere omstandigheden waarbij de fotograaf verhinderd is, zal deze zich inspannen om een geschikte vervanger te regelen. Indien dit niet mogelijk is, wordt het reeds betaalde bedrag volledig gerestitueerd.
Wanneer de klant tijdens het geboorteproces besluit om zelf, om wat voor reden dan ook, of door toedoen van derden, buiten alle afspraken om, de fotograaf er toch niet bij te willen, is dit de keuze van de klant zelf en kan de reportage niet worden omgezet naar een andere shoot.

Voor vragen of opmerkingen over deze voorwaarden kun je contact opnemen met DB Photography.